Le comité hôte de l’Expo-sciences pancanadienne 2005

Responsables de l’Expo-sciences pancanadienne 2005
- Patti Leigh et Cam Shields
• Partage des responsabilités
• Responsable de sous-comités et responsables du programme (voir le diagramme organisationnel)
• Représentants du comité hôte à la Corporation de l’Expo-sciences pancanadienne 2005
• Veille aux communications entre les différents comités
• Coordination et gestion des budgets pour toutes les activités

Coordonnateur des finances - Bob Carveth
• Identification et contact des principaux donateurs
• Responsable de la reconnaissance des donateurs
• Trésorier de l’expo-sciences pancanadienne 2005
• Préparation des budgets et des rapports financiers
• Liaison avec la FSJ pour assurer les transferts monétaires et pour assurer une reconnaissance des donateurs

Juge en chef - Judith Soon
• Organisation de l’évaluation (incluant les jugements spéciaux)
• Recrutement des juges
• Recommandation des projets gagnants
• Participation à la cérémonie de remise des prix
• Membre du « National Judging Advisory Committee (NJAC)

Coordonnateur de l’hébergement et de l’alimentation - John O’Connor
• Responsable des liaisons avec le département de l’hébergement de l’université de la Colombie-Britannique (Gage Towers)
• Organisation du regroupement de délégations
• Préparation et distribution des listes de localisation des chambres des délégations
• Assure la sécurité
• Coordination des services alimentaires
• Maintien la liste des chambres occupées et disponibles
• Distribution des clés aux accompagnateurs des délégations
• Organisation de l’accueil des délégations

Coordonnateur des expositions - Reg Wild
• Réservation de la salle d’exposition et organisation de sa préparation
• Réception des expositions régionales
• Gestion de la salle d’exposition lors de l’événement
• Coordination de la sécurité de la salle d’exposition
• Organisation de la salle d’exposions (montage et démontage)
• Responsable du rangement des boîtes des exposants

Coordonnateur des inscriptions - Len Reimer
• Responsable des inscriptions et du processus d'accueill
• Responsable des salons
• Développement, impression et distribution du journal quotidien

Coordonnateurs des données informatiques - Kit Doan, Ken Ireson
• Responsable des inscriptions en ligne avec la FSJ
• Gestion des inscriptions dès leur réception
• Coordination des données avec les autres comités

Coordonnateurs du transport aérien - Ellen Woodd, Rod Eldridge
• Responsable des bagages à l’aéroport et de leur transfert
• Liaison avec le coordinateur du transport aérien au FSJ

Coordonnateur du transport et des communications - Glenn Rabuka
• Organisation des transports vers l’expo-sciences pancanadienne 2005
• Recherche des commanditaires pour le transport et les équipements de communication
• Organisation des systèmes de communication et de l’équipement
• Responsable de l’inventaire de l’équipement et de la liste des contacts

Coordonnatrices des visites - Pat Tracey, Marianne Larsen, Shirley Frykberg
• organisation des visites de la ville, de l’université et des visites touristiques
• information appropriée des participants quant au matériel nécessaire pour les visites (habillement, jumelles, etc.)

Coordonnateur des nouveaux médias
• Coordination des impressions journalières et des communiqués
• Organisation des accès au système informatique et aux courriels avec l’université
• Coordination des présentations multimédias pour la cérémonie d,ouverture et de remise des prix
• Communication avec la FSJ pour leurs besoins informatiques et réseautiques

Coordonnatrice des communications et du marketing - Asa Zanatta
• Développement des communications avec les médias
• Coordination des visites scolaires à l’expo-sciences pancanadienne
• Liaison avec le comité des communications et du marketing au « YSF »

Coordonnateurs des achats - Patti Leigh and Cam Shields
•Responsable des achats majeurs pour l’expo-sciences pancanadienne 2005

Coordonnatrices des bénévoles - Elizabeth Barnard, April Green
• Recruter et coordonner les bénévoles
• Maintenir une liste de bénévoles

Coordonnatrice de la traduction - Anjula Corbin
• Organisation des services de traduction

Coordonnatrices des services spéciaux - Judy Gadicke, Kim Williams
• Organisation des événements spéciaux tels les sports, les banquets, la cérémonie de remise des prix et les activités sociales
• Organisation de la réception pour les bénévoles et le comité hôte
• Organisation de l’arrivée et des départs à l’aéroport
• Liaison avec le comité des cérémonies au « YSF »

Coordonnatrice des participants - Meredith Soon
• Organisation des activités pour exposants
• Organisation du salon des exposants incluant les activités et la supervision
• Organisation du salon de délégués

Coordonnateur de l’université
• Organisation des services de l’université

Coordonnatrice des employés du Comité hôte - Sharon Campbell
• Gestion du bureau incluant les employés
• Préparation d’une foire aux questions (FAQ)
• Organisation des services téléphoniques et de photocopies